| E-mail 6.1 E-mail sebagai Sarana Komunikasi Kemajuan internet banyak mempengaruhi kehidupan kita. Internet memungkinkan kita mengirim surat dalam bentuk elektronik, dengan biaya lebih murah dan dalam waktu lebih cepat.
6.1.1 Pengertian E-mail Surat elektronik dikenal dengan istilah electronic mail dan sering disingkat e-mail. E-mail merupakan alat komunikasi yang murah dan cepat. Konsep e-mail sama dengan pengiriman surat melalui pos. Masing-masing orang memiliki alamat e-mail kemana kita akan mengirimkan e-mail kita. Keuntungan lain dari e-mail ialah kemampuan e-mail untuk dikirimkan kepada banyak penerima sekaligus. E-mail juga mempunyai fasilitas untuk menyertakan lampiran. Lampiran-lampiran dalam e-mail berbentuk file computer. Lampiran pada e-mail ini disebut file attachment. Saat ini ada 3 jenis e-mail yang digunakan: 1. POP mail 2. E-mail berbasis web 3. E-mail forwarding
1. POP mail POP mail adalah e-mail yang diterima melalui Internet Service Provider yang menjadi langganan kita. Kelebihan POP mail adalah dapat dibaca dalam kondisi offline. Mengecek e-mail dapat dilakukan dengan cara menghubungkan computer ke internet, kemudian mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan memutuskan hubungan dengan internet. Setelah itu, kita dapat membaca satu persatu e-mail yang diterima. Kekurangan POP mail adalah kita tidak dapat membuka e-mail dari sembarang tempat. Jika ingin melakukannya di computer lain, maka terlebih dahulu harus dilakukan pengaturan ulang.
2. E-mail berbasis web E-mail berbasis web adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan e-mail, seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain. Layanan e-mail jenis ini biasanya diberikan secara gratis oleh website yang bersangkutan. Ini merupakan kelebihan dari e-mail berbasis web. Dan juga, e-mail dapat dicek dari mana saja. Kekurangan dari e-mail ini adalah e-mail hanya bisa dibaca dalam kondisi online, sehingga membutuhkan biaya koneksi yang lebih besar.
3. E-mail forwarding E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang diterima ke alamat e-mail lain. Kelebihan e-mail forwarding adalah kita bisa menyembunyikan alamat e-mail yang sesungguhnya. Kekurangan e-mail ini adalah karena hanya bersifat perantara, sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke alamat e-mail yang sesungguhnya.
6.1.2 Membuat E-mail Account Membuat e-mail account atau mendaftar di salah satu website penyedia layanan e-mail merupakan langkah awal yang harus dilakukan agar dapat menggunakan e-mail. Karena website penyedia layanan e-mail umumnya berasal dari luar negeri, maka bahasa yang digunakan adalah bahasa Inggris. Tiap website penyedia jasa layanan e-mail menyediakan kapasitas penyimpanan yang berbeda. Semakin besar kapasitas penyimpanan yang disediakan, semakin banyak e-mail yang dapat disimpan di kotak surat (Inbox) kita. Jika kotak surat kita penuh, beberapa e-mail didalamnya harus dihapus. Jika tidak, maka e-mail lain yang dating tidak dapat masuk ke kotak surat tersebut. Layanan e-mail yang paling banyak digunakan adalah Yahoo, dan disebut YahooMail. Cara membuat e-mail account di YahooMail: 1. Jalankanlah browser. Di kotak address, ketiklah www.yahoo.com. 2. Kliklah link Mail 3. Lihat kotak user ID dan password di sisi kanan. Tekan tombol “Sign Up”. 4. Isilah semua data yang diminta. 5. Untuk mengetahui apakah Yahoo ID yang kita masukkan dapat digunakan, klik tombol “Check Availability of this ID”. 6. Jika ID yang dipilih tidak dapat digunakan lagi, gantilah ID yang lain. 7. Setelah semua data dilengkapi, klik tombol “I Agree”. 8. Klik tombol “Continue without installing Yahoo!Toolbar”. Maka akan tampila halaman web untuk login. 9. Masukkan user ID dan password yang telah dibuat. Kemudian klik tombol “Sign In”. 10. Klik tombol teks link Inbox. 11. Di halaman kotak surat akan terlihat surat-surat yang masuk ke kotak suratkita. Di tabel daftar surat tersebut terdapat kolom: - Sender: memuat keterangan tentang nama pengirim e-mail - Subject: memuat judul atau subyek isi surat - Date: memuat keterangan kapan e-mail tersebut diterima - Size: memuat keterangan ukuran file surat tersebut
6.1.3 Login dan Logout Untuk dapat bekerja dengan e-mail, kita harus masuk terlebih dahulu ke e-mail account kita, dan ini disebut “login”. Caranya adalah dengan memasukkan user ID dan password di kotak login di sisi kanan. Setelah itu, klik “Sign In”. Setelah selesai bekerja dengan e-mail, kita harus menutup e-mail account kita, dan ini disebut sebagai “Logout”. Logout diperlukan agar orang lain tidak dapat masuk ke e-mail account kita. Cara untuk logout: 1. Carilah tombol “logout” di halaman web. 2. Klik tombol atau teks link tersebut. 6.1.4 Menulis dan Mengirimkan E-mail Menulis e-mail sama dengan mengetik teks. Mengetik e-mail dilakukan di kotak teks yang disediakan. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Lakukan login 2. Klik tombol “Compose” 3. Masukkan alamat e-mail penerima dan subyek dari e-mail yang akan kita kirim 4. Ketiklah isi e-mail 5. Setelah selesai menulis isi e-mail, klik tombol “Send”. 6. Bila pengiriman e-mail sukses, akan tampil halaman web yang menyampaikan pesan bahwa e-mail kita sudah terkirim. Jika ingin kembali ke daftar e-mail, klik lah teks link “Back to Inbox”. 6.1.5 Membuka E-mail Setiap e-mail yang masuk akan disimpan di kotak surat. Tiap e-mail tersebut akan diberi tanda apakah sudah dibaca atau belum, ada attachment atau tidak, sudah di reply atau di forward, dan sebagainya. Bila ingin membaca sebuah e-mail, terlebih dahulu kita harus masuk ke kotak surat, kemudian membuka e-mail yang ingin dibaca dengan cara sebagai berikut:
1. Tampilkan halaman login 2. Masukkan user ID dan password, lalu klik “Sign In” 3. Klik “Inbox” 4. Untuk membaca e-mail, klik dua kali di subyek e-mail yang ingin dibaca. 5. Setelah membaca e-mail yang kita pilih, kita dapat membaca e-mail selanjutnya dengan cara mengklik tombol “Next”. Atau kembali ke daftar e-mail dengan mengklik tombol “Back” di toolbar, atau klik teks link “Inbox”.
6.1.6 Menjawab E-mail (Reply) Jika ingin menjawab suatu e-mail, lakukan sebagai berikut: 1. Setelah membaca e-mail, klik tombol “Reply” 2. Pada kotak teks “To”, nama dan alamat e-mail tujuan akan langsung terisi. Ketiklah isi e-mail jawaban kita 3. Klik tombol “Send”. Menjawab e-mail juga memudahkan kita mengecek jikalau ada informasi yang ditanyakan oleh pengirim yang belum kita jawab.
6.1.7 Meneruskan E-mail (Forward) Terkadang setelah menerima e-mail, kita perlu atau ingin meneruskan isi e-mail ke orang lain. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Buka dan bacalah e-mail. Klik teks link “Forward” 2. Masukkan alamat tujuan 3. Ketiklah isi e-mail jika ingin menambahkan sesuatu 4. Klik tombok “Send”. 6.1.8 Menggunakan E-mail untuk Mengirimkan File Mengirimkan lampiran di dalam e-mail Yahoo dibatasi sampai 5 buah file, dan tidak lebih dari 10 MB. Jika kita ingin mengirimkan lebih dari 5 lampiran atau lebih besar dari 10 MB, maka harus dilakukan beberapa kali. Cara mengirimkan e-mail dengan lampiran: 1. Klik teks link “Compose” 2. Isikan alamat e-mail penerima dan subyek e-mail 3. Ketiklah isi e-mail 4. Klik tombol “Attach Files” 5. Klik tombol “Browse”. Kotak dialog Choose File akan ditampilkan. 6. Cari dan pilihlan file yang ingin dilampirkan. Klik tombol “Open” 7. Klik tombol “Attach Files”. File-file yang telah dipilih akan di scan terlebih dahulu sebelum disertakan bersama e-mail. 8. Klik tombol “Continue to Message”. 9. Jika masij ada isi surat yang ingin ditambahkan, ketiklah di bagian isi surat. Lalu klik “Send” 6.1.9 Menyimpan File Attachment Untuk mendownload dan membuka file lampiran, dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Bukalah e-mail yang mempunyai file attachment. 2. Di bawah teks isi e-mail, kita dapat melihat nama file yang disertakan. 3. Klik file yang ingin disimpan. 4. Klik tombol “Download Attachment” 5. Klik tombol “Save” untuk menyimpan file attachment. 6. Pilihlah folder tempat file akan disimpan. Lalu klik “Save” 7. Jika sudah selesai, kotak dialog Download complete akan muncul 8. Klik tombol “Open” untuk membuka file tersebut. Klik tombol “Open Folder” untuk membuka folder tempat file tersebut disimpan. Klik “Close” untuk menutup kotak dialog Download complete dan kembali ke halaman web. 9. Di halaman web, kliklah tombol “Back to Message” 6.1.10 Menghapus E-mail Agar kotak surat tidak penuh, hapuslah e-mail yang sudah tidak dibutuhkan lagi. Caranya, berilah tanda cek (ü) di kotak di sebelah kiri e-mail yang akan dihapus, lalu tekan tombol “Delete”. Jika ingin menghapus lebih dari satu e-mail, berilah tanda cek pada semua e-mail yang ingin dihapus, lalu klik tombol “Delete”.
6.1.11 Etika Mengirimkan E-mail Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail harus mematuhi etika-etika sebagai berikut: 1. Salam pembuka Ada baiknya e-mail yang akan dikirim disertai dengan salam pembuka. 2. Perkenalkan diri Jika orang yang kita kirimi e-mail tidak kenal dengan kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu. 3. Langsung ke pokok permasalahan E-mail yang terlalu panjang dapat membosankan, karena itu usahakan agar e-mail bersifat padat dan ringkas. 4. Jawablah semua pertanyaan Jika kita membalas e-mail, usahakan agar semua pertanyaan kita jawab. 5. Lakukan pengeditan Sebelum e-mail dikirimkan, sebaiknya diedit kembali. Kata-kata yang tidak pas atau kesalahan penulisan dapat diperbaiki. 6. Gunakan subyek yang sesuai Gunakan subyek atau judul yang sesuai. Subyek yang sesuai akan memudahkan penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan. 7. Mengatur prioritas Kadang-kadang pengirim e-mail senang menambahkan kata penting atau urgent di subyek e-mail. Bila kita melakukan hal ini, sebaiknya dipastikan bahwa e-mail kita memang betul-betul penting atau urgent. 8. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu Mereply e-mail tanpa menghapus isi e-mail terdahulu kadang-kadang membantu penerima e-mail untuk mengingat apa yang sudah dia kirimkan kepada kita. Namun, seringkali setelah membalas e-mal beberapa kali, topic sudah berubah dan tidak berhubungan lagi dengan e-mail sebelumnya. Maka sebaiknya pesan-pesan yang tidak berhubungan ini dihapuskan. 9. Jangan meneruskan e-mail berantai Kadang ada e-mail yang meminta kita untuk meneruskan e-mail tersebut ke sejumlah orang. Sebaiknya kita tidak usah mengirimkan e-mail semacam ini ke orang lain. 10. Hormati privasi orang lain Untuk menghormati privasi orang lain, gunakan “bcc” atau “blind carbon copy” agar alamat e-mail tujuan lain tidak saling diketahui. 11. Jangan melakukan spam Menggunakan alamat e-mail dari “forwarded e-mail” tanpa permisi adalah termasuk bentuk spam. 12. Gunakan huruf besar seperlunya Menulis dengan huruf besar dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau berteriak-teriak. Karena itu, gunakan huruf besar seperlunya. 13. Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi Kita perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan dan ikon emosi (emoticon), karena belum tentu penerima e-mail mengerti apa yang kita maksudkan. 14. Jangan terbawa emosi Jika kita menerima e-mail yang kurang menyenangkan, jangan membalas saat itu juga. Tunggulah beberapa waktu hingga emosi kita mereda, sehingga dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin. 15. Bersabarlah menunggu balasan e-mail Kita harus bersabar bila e-mail yang kita kirimkan belum dibalas. 16. Ketertarikan yang berbeda Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, sebab berarti mereka memiliki ketertarikan yang berbeda. 17. Jangan lampirkan file yang tidak perlu Jangan lampirkan gile yang tidak perlu. Hal ini sering terjadi secara tidak sengaja, misalnya kita lupa menghapus file attachment pada saat memforward atau mereply e-mail. 18. Buatlah layout yang baik Membaca e-mail kadang tidak nyaman karena kita harus membacanya di layar komputer. Karena itu, sebaiknya kita buat layout yang baik, sehingga penerima e-mail dapat membacanya dengan lebih mudah. Usahakan jangan menggunakan kalimat-kalimat yang panjang. Untuk memudahkan pembacaan, dapat ditambahkan baris kosong di setiap paragraf.
6.2 Mailing List Mailing List atau disebut milis, adalah kumpulan dari e-mail yang membentuk sebuah kelompok. Milis mempunyai alamat sendiri, yang disebut dengan alamat milis. Setiap e-mail yang dikirimkan ke sebuah alamat milis akan dikirimkan ke alamat-alamat e-mail yang terdaftar sebagai anggota milis tersebut. Milis banyak dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi antara anggota suatu kelompok. Milis bisa menjadi tempat untuk berdiskusi, berbagi cerita dan sebagainya bagi orang-orang yang tergabung dalam kelompok tersebut. 6.2.1 Membuat Mailing List Cara membuat milis di YahooGroups: 1. Tampilkan YahooGroups di browser Internet Explorer 2. Klik teks link “Sign In” 3. Masukkan user ID dan password, kemudian klik tombol “Sign In” 4. Untuk membuat sebuah milis baru, kliklah link “create a group” 5. Pilihlah kategori group untuk milis. 6. Pilih lagi kategori group yang lebih kecil. 7. Klik tombol Place my group here untuk menempatkan milis yang sedang dibuat di kategori grup yang sudah dipilih. 8. Masukkan deskripsi milis. Kemudian klik “Continue” di bagian bawah halaman web. 9. Masukkan Word Verification sesuai gambar yang ditampilkan. Klik tombol “Continue”. 10. Selanjutnya, kita dapat mengundang orang lain untuk bergabung dengan milis kita. Caranya adalah dengan mengklik link “Invite People to Join”. 11. Masukkan alamat-alamat e-mail yang ingin diundang bergabung. 12. Klik tombol “Invite People” 13. Klik tombol “Go to Group” untuk melihat halaman web dari milis yang baru saja dibuat. Di halaman web, kita dapat melihat alamat milis yang kita buat, alamat milis untuk mendaftar (subscribe) dan alamat milis untuk keluar (unsubscribe). 6.2.2 Pertimbangan Menjadi Anggota Milis Tertentu Bergabung dengan suatu milis dalam membantu kita memperoleh informasi dari orang lain, melakukan diskusi, menjaga hubungan dengan teman, dan lain lain. Namun, milis juga dapat menyusahkan, yaitu karena banyaknya email yang masuk. Karena itu, sebelum memutuskan untuk bergabung dengan sebuah milis, lakukan pertimbangan berikut: 1. Tujuan milis 2. Seberapa banyak e-mail yang masuk 3. Waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail
6.2.3 Mendaftar Menjadi Anggota Milis Cara mendaftar menjadi anggota sebuah milis: 1. Masuklah ke e-mail account kita 2. Klik tombol “Compose” 3. Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis tersebut. 4. Klik tombol “Send”. Setelah pesan terkirim, kita akan menerima sebuah e-mail untuk konfirmasi pendaftaran milis yang sudah dilakukan 5. Bukalah e-mail tersebut 6. Kita akan diminta untuk membuka link untuk konfirmasi, atau mereply e-mail tersebut. Klik tombol “Reply” 7. Klik tombol “Send”. Selanjutnya kita akan menerima e-mail yang menyatakan kita telah diterima dalam milis yang kita daftarkan. Beberapa milis diatur agar tidak secara otomatis menerima anggota yang mendaftar, tetapi harus dengan persetujuan moderator. Setelah diterima sebagai anggota milis, kita akan menerima e-mail dari milis tersebut, dan kitapun bisa mengirimkan e-mail ke semua anggota milis tersebut. 6.2.4 Mengirimkan E-mail ke Milis Mengirimkan e-mail ke milis sama dengan mengirimkan e-mail ke sebuah alamat e-mail. Hanya saja, di kotak alamat e-mail tujuan, isikan alamat milis. 6.2.5 Berhenti Menjadi Anggota Milis Cara berhenti menjadi anggota milis: 1. Masuklah ke kotak surat e-mail kita 2. Klik tombol “Compose” 3. Di kotak “To”, isikan alamat e-mail untuk berhenti 4. Kosongkan subyek dan isi surat 5. Klik tombol “Send” 6. Tunggu hingga datang e-mail konfirmasi. Bukalah e-mail konfirmasi tersebut. 7. Klik tombol “Reply” 8. Klik tombol “Send” 6.2.6 Etika dalam Milis Etika berkirim e-mail di atas juga berlaku untuk mengirim e-mail dalam milis. Berikut ini beberapa pelanggaran etika milis yang sering terjadi: 1. Tidak mengganti subyek saat diskusi sudah berganti topik Hal ini sering terjadi karena pengirim lupa mengganti subyek atau menganggap hal tersebut masalah sepele. Hal ini bisa membuat anggota milis lain menjadi kesal. 2. Mengirim file besar kepada teman/rekan kerja | 
Tidak ada komentar:
Posting Komentar